Làm chủ thời gian với 5 nguyên tắc quản lý thời gian hiệu quả
Ai cũng có một quỹ thời gian như nhau, tuy nhiên không phải ai cũng biết cách sử dụng hợp lý. Quản lý thời gian hiệu quả là kỹ năng cần thiết của bất cứ người thành công nào. Biết cách tận dụng thời gian sẽ giúp bạn tăng năng suất làm việc và tận hưởng cuộc sống một cách ý nghĩa hơn.
Quản lý thời gian là gì?
Quản lý thời gian là quá trình lên kế hoạch và tổ chức thời gian cho từng hoạt động cụ thể, chi tiết từng bước cho đến khi hoàn thành mọi mục tiêu đề ra. Khái niệm này dùng để nói về kế hoạch tổ chức thời gian biểu với những hoạt động, nội dung cụ thể.
Việc xây dựng kế hoạch sử dụng thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn tạo ra giới hạn đối với từng công việc cần làm. Khi biết cách sắp xếp thời gian bạn sẽ xác định được thời gian nào làm việc nào, thời lượng cho từng công việc là bao lâu. Từ đó, sẽ sắp xếp được một lịch trình thực hiện công việc hiệu quả, tạo ra hiệu suất tối ưu.
Quản lý thời gian là kỹ năng quan trọng trong cuộc sống. Ai cũng cần học cách làm chủ thời gian và sắp xếp lịch trình phù hợp.
Biết quản lý thời gian có lợi ích gì?
Việc sắp xếp thời gian hợp lý sẽ đem lại rất nhiều những lợi ích và ý nghĩa trong cuộc sống cũng như trong học tập và công việc. Dưới đây là 5 lợi ích phổ biến nhất
Đạt hiệu quả cao trong công việc
Việc quản lý, sắp xếp thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn tối ưu hiệu suất làm việc. Thời gian được phân bổ hợp lý sẽ giúp bạn sắp xếp lịch trình công vieecjmootj cách rõ ràng.
Cụ thể, việc nào gấp rút thì nên ưu tiên làm trước, lần lượt đến các công việc sau đó. Ngoài ra, ở mỗi công việc cần có một khoảng thời gian nhất định. Chúng ta không thể dành một ngày chỉ để làm duy nhất một công việc, mà cần biết phân bổ thời gian hợp lý để tận dụng tối đa.
Khi có kỹ năng sắp xếp thời gian hợp lý, bạn sẽ tốn ít công sức hơn để hoàn thành công việc. Ngoài ra, kỹ năng này còn giúp bạn nâng cao khả năng sáng tạo nhờ những khoảng thời gian tiết kiệm được.
Giảm áp lực, dành nhiều thời gian riêng cho bản thân
Biết cách sắp xếp thời gian, công việc sẽ giúp bạn giảm áp lực cuộc sống. Bạn sẽ không phải lo lắng mỗi ngày công việc đang đè nặng trên vai, mà nhờ biết cách quản lý thời gian hiệu quả khiến bạn thảnh thơi hơn. Do đó, học cách sắp xếp công việc hiệu quả giúp bạn giảm thiểu áp lực từ cuộc sống, cân bằng sức khỏe tinh thần.
Khi biết phân bổ thời gian hợp lý bạn sẽ có nhiều thời gian phát triển bản thân hơn. Trau dồi và tiếp thu thêm nhiều kiến thức là cách giúp bạn thành công trong cuộc sống. Học thêm về nhiều ngôn ngữ khác, học cách quản lý tài chính, hay thêm phát triển sở thích cá nhân của mình là cách để bạn hoàn thiện bản thân.
Nắm bắt cơ hội tốt hơn
Biết cách quản lý thời gian là cách để bạn nắm bắt cơ hội trước mắt. Nếu không biết sắp xếp lịch trình, bạn sẽ thiếu thời gian để suy nghĩ kỹ càng về sự việc hay vấn đề. Từ đó, đưa ra những quyết định sai lầm do không có đủ thời lượng suy xét. Ngược lại, nếu bạn biết kiểm soát thời gian tốt sẽ đưa ra những quyết định sáng suốt hơn trong công việc. Nhờ việc có nhiều thời gian để suy nghĩ, đánh giá vấn đề.
Thực hiện được những mục tiêu nhanh hơn
Ai cũng sẽ có cho mình những mục tiêu ngắn hạn và dài hạn. Do vậy, để có thể đạt được những mục tiêu cá nhân, bạn bắt buộc phải có kế hoạch thực hiện cụ thể. Sắp xếp tốt thời gian sẽ là công cụ giúp bạn đạt được những mục tiêu cá nhân. Bạn sẽ lập ra được những hướng đi cho cá nhân mình sau đó sắp xếp từng công việc cho phù hợp để chạm đến mục tiêu.
Quy luật quản lý thời gian hiệu quả
Để có thể sắp xếp thời gian hiệu quả, bạn cần nắm được những quy tắc sắp xếp thời gian một cách khoa học và hiệu quả. Dưới đây là một số nguyên tắc phổ biến.
Quy tắc 80/20
Quy luật này cho rằng: 80% thành quả được tạo bởi 20% hành động có giá trị. Khi biết được ý nghĩa của quy luật này bạn có thể áp dụng vào cuộc sống của chính.
Trong công việc, bạn sẽ dễ dàng nhận thấy có 20% công việc quan trọng đem đến 80% hiệu quả. Do đó, cần phải xác định công việc nào cần được ưu tiên và tạo được giá trị nhất nên được thực hiện đầu tiên. Sau đó, tập trung vào những công việc quan trọng nhất nhằm tạo ra kết quả. Và bắt đầu nới dần những công việc thứ yếu, không mang lại nhiều thành quả.
Bạn đừng nên tập trung vào những tiểu tiết nhỏ trong công việc mà không đủ thời gian để thực hiện những công việc chính và quan trọng hơn.
Quy tắc 40-30-20-10
Quy tắc này cũng có nét tương đồng với quy tắc 80/20, tuy nhiên nó sẽ chi tiết hơn và dành cho người không thể xác định 20% công việc quan trọng nhất là gì. Thay vào đó, bạn sẽ sắp xếp và phân bổ thời gian chi tiết cho từng công việc. Cụ thể, quy tắc này được sử dụng như sau:
Quy tắc quản lý thời gian 40 – 30 – 20 – 10 cho công việc:
- 40% thời gian vào những việc quan trọng nhất.
- 30% thời gian làm những việc quan trọng thứ hai.
- 20% thời gian làm những việc quan trọng thứ ba.
- 10% thời gian làm tất cả mọi thứ kết hợp lại.
Luật Parkinson
Luật Parkinson cho rằng nếu thời gian bạn có cho một công việc càng dài thì công việc đó sẽ tự “nở” ra để khỏa lấp thời gian đó. Có thể hiểu đơn giản là nếu bạn càng dành nhiều thời gian cho một công việc nào thì càng tốn nhiều công sức để làm hoàn chỉnh, chỉnh chu công việc. Thay vào đó, bạn nên quản lý thời gian hiệu quả, mỗi công việc đều có thời lượng riêng.
Quy tắc 4D – Do, Dump, Delegate, Defer
Quy tắc này khá dễ để áp dụng và ghi nhớ trong đời sống, bạn có thể áp dụng để quản lý thời gian trong cuộc sống hiệu quả hơn.
- Do (làm): Ưu tiên giải quyết nhanh chóng những công việc đang ưu tiên và quan trọng. Đừng chần chừ mà hãy xử lý toàn bộ công việc quan trọng để đem lại giá trị trước.
- Dump (từ bỏ): Có những công việc mà thật sự không cần thiết và không đem lại giá trị cho bạn. Hãy sẵn sàng từ bỏ chúng hoặc nên lùi lại để làm sau cùng, thay vào đó hãy dành thời gian cho các công việc thực sự tạo ra giá trị trước.
- Delegate (Giao việc): Trong công việc, bạn cần sự hợp tác và làm việc nhóm để tạo ra giá trị. Nếu công việc này cần phải làm nhưng người khác có thể làm tốt hơn bạn, hãy giao việc cho người đó. Bạn đừng cố gắng ôm việc quá nhiều khiến bạn không thể hoàn thành công việc đó.
- Defer (hoãn lại): Bạn không làm việc đó ngay bây giờ được? Vậy thì hãy lấy cuốn sổ tay và lập kế hoạch thời gian mà bạn sẽ làm việc đó. Lưu ý không nên hoãn quá nhiều công việc.
Quy tắc Pomodoro
Đây là phương pháp quản lý thời gian hiệu quả dành cho những người khó tập trung nhưng phải xử lý rất nhiều công việc. Pomodoro là quy tắc quản trị thời gian để nâng cao tối đa sự tập trung trong công việc. Bạn có thể áp dụng quy tắc này khi bạn có quá nhiều công việc cần phải xử lý nhưng thời gian lại không cho phép. Cụ thể được áp dụng như sau:
- Bước 1: Xác định công việc mà bạn cần ưu tiên thực hiện trước để hoàn toàn tập trung hết năng lượng tạo ra giá trị cho công việc này
- Bước 2: Cài đặt Pomodoro 25 phút (có thể gia giảm thời lượng phù hợp với mức độ của công việc đó). Ở bước này bạn cần rèn luyện cho trí não rằng bạn nhất định phải hoàn thành công việc này trong khoảng thời gian đặt ra.
- Bước 3: Tập trung hết sức lực để hoàn thành nhiệm vụ cho đến khi đồng hồ bấm giờ kêu. Nếu trong lúc làm việc mà bạn nghĩ ra việc gì đó cần làm, hãy ghi lại nó ra giấy và ngay lập tức quay lại với công việc đang làm.
- Bước 4: Khi hoàn thành bạn hãy ghi chép lại những việc mình đã làm và nhìn nhận hiệu quả khi đã tập trung hết sức. Sau đó hãy cho mình thời gian giải lao khoảng 5-10 phút, tùy vào thời gian đã làm việc. Hãy thực sự tận hưởng khoảng thời gian này.
- Bước 5: Sau khi hoàn thành 4 kỳ Pomodoro liên tiếp, tức là 4 chu kỳ làm việc liên tục trong 25 phút. Bạn hãy giải lao dài (15-30 phút). Đây là khoảng thời gian bạn xứng đáng được hưởng thụ.
Những thói quen giúp bạn quản lý thời gian tốt hơn
Để có thể bắt đầu rèn luyện kỹ năng sắp xếp thời gian, bạn có thể thực hành bằng một số việc dưới đây:
Đặt mục tiêu
Trong cuộc đời chúng ta ai cũng sẽ có những mục tiêu cuộc sống riêng. Cụ thể là những mục tiêu ngắn hạn và dài hạn. Do đó, cách để quản lý thời gian tốt nhất đó chính là bạn nên đặt ra những mục tiêu riêng cho bản thân. Chi tiết hóa từng mục tiêu trong các lĩnh vực khác nhau.
Liệt kê công việc hàng ngày
Một ngày chúng ta có thể cần phải làm rất nhiều công việc, do đó để làm việc hiệu quả và năng suất nhất, bạn nên lập ra một thời gian biểu rõ ràng, thời gian định mức cho từng công việc là bao nhiêu. Từ đó sẽ phân bổ lịch trình làm việc trong ngày.
Sắp xếp công việc dựa trên tính ưu tiên
Bạn hãy học cách sắp xếp công việc dựa trên tính cấp thiết của chúng. Cụ thể có những việc bạn không thể làm chúng vào thứ 7, Chủ Nhật, hãy hoàn thành chúng trước thứ 6, để tránh những rủi ro xảy ra. Ngoài ra, việc sắp xếp công việc theo tính ưu tiên sẽ giúp bạn tối ưu hiệu suất làm việc. Dù không cần làm quá nhiều nhưng bạn vẫn có thể tạo ra giá trị nhờ việc hoàn thành những công việc quan trọng.
Tìm khung giờ phù hợp
Mỗi người sẽ có một khung giờ làm việc hiệu quả hơn những khung giờ khác. Cụ thể có những việc bạn không thể làm chúng vào thứ 7, Chủ Nhật, hãy hoàn thành chúng trước thứ 6, để tránh những rủi ro xảy ra. Ngoài ra, việc sắp xếp công việc theo tính ưu tiên sẽ giúp bạn tối ưu hiệu suất làm việc. Dù không cần làm quá nhiều nhưng bạn vẫn có thể tạo ra giá trị nhờ việc hoàn thành những công việc quan trọng.
Tạo lập tính kỷ luật
Tính kỷ luật là một trong những kỹ năng cần thiết và bắt buộc phải có nếu bạn muốn quản lý thời gian hiệu quả. Bởi mọi lịch trình đều do bạn sắp xếp và tự mình quản lý cũng như thực hiện theo kế hoạch đề ra. Đặt ra cho bản thân những quy tắc riêng và làm theo những quy tắc đó.
Có thể thời gian đầu bạn cảm thấy khó khăn, nản chí nhưng hãy tập từ từ, bạn sẽ quen. Khi đó mọi thứ sẽ được theo ý và chắc chắn bạn sẽ thấy rằng bạn có nhiều thời gian hơn cho cuộc sống cũng như công việc, sẽ kết thúc tình trạng ngày nào cũng vội vàng lo chạy đua với thời gian nhưng mọi thứ lại không được như ý.
Trên đây là những kiến thức căn bản nhất giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả nhằm tăng năng suất công việc cũng như giúp bản thân sống ý nghĩa hơn. Hãy tiếp tục theo dõi chứng khoán Trí Đức để cập nhật những kiến thức hữu ích khác nhé!
Xem thêm:
